Пользовательская документация Битрикс

• Создание опросов
• Лендинги
• Работа с письмами
• Техническая реализация
• Добавление отправителя
• Формирование рассылки
• Рассылка по смарт-процессам
• Доработка списков для рассылки в MS Excel
• Работа с QR-кодами
• Техническая реализация
• Настройка прав доступа
• Демонстрация работы с QR-кодами (на примере ДОД)
• Работа с CRM
• Настройка порядка полей через Excel
• Генерация сертификатов и обновление шаблонов
• Работа с CRM-формами
• Работа с полями в CRM
• Импорт контактов УПР
• Олимпиады
• Генерация сертификатов для участников
• Для разработчиков: Генерация сертификатов
• Приоритет 2030
• Инструкция публикции новостей
• Система учета рейтинга ППС
• Инструкция модератора
• Рейтинг преподавателей (KPI)
• Инструкция модератора
• Публикация файлов из Nextcloud на сторонних сайтах
• Встраивание видео из Nextcloud на сторонние сайты
• Публикация файлов
• Инженерный старт
• Инструкция для экспертов
• Онлайн-чаты
• Интеграция онлайн-чата на сторонние ресурсы
• Привязка сообщества ВКонтакте к открытым линиям
• Привязка Телеграм бота к чату открытых линий
• Интеграция социальных сетей в виде виджета на внешний ресурс
• Настройка прав доступа открытой линии
• Журнал аудита, история диалогов оператора и клиента открытой линии
• Работа с задачами (УРЦИ ДЦТ)
• Уведомления заявителю
• Trusted
• Викон (Vikon)

Создание опросов

Создание

Опрос можно создать 2мя вариантами:

1. Вкладка "опрос" в Ленте новостей("Живая лента")
2. В Административной панели, раздел "Сервисы"
   

Создание через ленту новостей довольно сильно ограничено в функционале, но после всегда есть возможность его дальнейшего редактирования через административную панель

Редактирование

Основные параметры

Во вкладке "Опрос" в окне редактирования имеется возможность настроить его название, дату активности, добавить изображение, а также настроить информационное сообщение в форматах текста или html

Вкладка "Свойства" позволяет мануально переключить активность опроса и настроить формат оповещения автора опроса.
ВНИМАНИЕ. Не рекомендуется взаимодействовать с полями "группа" и "путь", т.к. это может привести к некорректному отображению опроса.

Во вкладке "Учёт голосов" настраиваются ограничения для опроса

Вопросы

Основное окно вопросов позволяет просмотреть список созданных вопросов для опроса, добавить новые, изменить и удалить соответственно

Во вкладке "Вопрос" окна редактирования во настраивается конкретный вопрос, позволяя настроить его текст, добавить изображение и выбрать обязательность ответа.

Во вкладке "Дополнительные свойства вопроса" изменяется активность, отображение в результатах, и вид диаграммы отображения результата.

Список тип вопроса содержит 5 вариантов выбора ответа на вопрос, но, к сожалению, в ленте новостей  визуальной разницы между выбором и списком не наблюдается.

В поле "Ответы" имеется возможность добавить и отредактировать ответ, загрузить картинку, настроить порядок сортировки.

Кнопка + добавляет предустановленный ответ на вопрос

Кнопка +"Другое..." добавляет ответ с собственным вариантом

Лендинги

Базовые действия при создании сайта / страницы

1. Заменить описание страницы, чтобы в превью ссылки в мессенджерах и соцсетях не отображалась фраза про "Создайте сайт с чистого листа". Телеграм кеширует превью, после внесения изменений для сброса кеша превью можно воспользоваться ботом: https://t.me/WebpageBot.
   Поскольку система не принимает пустую строку или пробел в описании страницы, договорились в описание страницы вставлять название страницы. В этом случае Телеграм, например, не отображает описание, отображается только название.
   
2. Задать favicon (иконку) для всего сайта в настройках сайта (открывается через шестеренку).
   

Публикация изменений

Функция автопубликации работает таким образом, что любые внесенные изменения автоматически становятся видны посетителям сайта. В частности, если страница снята с публикации и изменяется, в результате автопубликации она снова становится доступной. В этой связи функция автопубликации была отключена. Настройка ЗАДАЕТСЯ НА УРОВНЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ и распространяется на все сайты и страницы.

Внешний вид верхней панели редактора при снятой публикации - серое облако (при включенной публикации оно зеленое):

Нажатие на кнопку "Опубликовать сайт" не дает ожидаемого результата - внесенные правки не отображаются на странице.

Поэтому предлагается следующее решение: вносить правки в одной вкладке браузера, а в другой - публиковать изменения из панели просмотра страниц сайта:

Факт того, что имеются неопубликованные изменения помечается словом "Изменена", а публикация изменений с целью сделать их доступными посетителям производится нажатием на кнопку "Опубликовать изменения".

Работа с письмами

Техническая реализация

Процесс работы с заявкой на рассылку

Стадия	Участники	Комментарий	Уведомления
Подать заявку	Инициатор рассылки	Инициатор рассылки создает заявку
Утверждение	Гальчич Максим Александрович, Пресс-служба	Утверждают рассылку. В случае отказа переходит на стадию "Отклонено"	Гальчич Максим Александрович Пресс-служба
Ознакомление ЦИУ + создание шаблона	УРЦИ, Годяев Дмитрий Иванович, Петухов Павел, Инициатор рассылки	Инициатор рассылки создает шаблон письма УРЦИ ознакамливается с новой рассылкой Дмитрий Иванович и Петухов Павел ставят отметку об ознакомлении (они включаются в процесс только в случае, если получателей больше 1000)	УРЦИ Инициатор рассылки Годяев Дмитрий Иванович (если больше 1000) Петухов Павел (если больше 1000)
Проверка шаблона	Пресс-служба	Пресс служба проверяет полностью готовый шаблон	Пресс-служба
Отправка	УРЦИ	УРЦИ нажимает кнопку "Отправить" в маркетинге	УРЦИ
Отправлено		Рассылка успешно отправлена	Инициатор рассылки
Отклонено	Гальчич Максим Александрович / Пресс-служба	Тот, кто отклонил рассылку, указывает причину отказа	Инициатор рассылки

Состав полей в карточке заявки

Название поля	Тип данных	Обязательное
Название	Строка	Да
Тема рассылки	Строка	Да
Количество получателей	Целое число	Да
Комментарий	Строка	Нет
Причина отклонения	Строка	Нет
Ссылка на макет	Ссылка	Да

Добавление отправителя

В данной инструкции объясняется, как добавить email-отправителя при отправке писем из CRM Битрикс.

В поле "От кого" есть опция добавления отправителя. При ее выборе открывается диалоговое окно:

Необходимо нажать на ссылку "SMTP-сервера" и заполнить поля следующим образом и нажать кнопку "Сохранить":

Формирование рассылки

Данные от заказчика

Письма отправляются с адреса hello@stankin.ru.

Настройка сегмента рассылки

Рассылка по смарт-процессам

Общая информация

В смарт-процессах нет поддержки отображения E-mail адресов для привязанных к карточкам контактов. Для этого была разработана функция "Экспорт для рассылки". Она формирует Excel-файл с колонками "E-mail" и "Имя", которые затем можно использовать в CRM-маркетинге.

Функция "Экспорт для рассылки" работает в любом смарт-процессе в любой воронке. Появляется только в режиме список. Важно знать, что при экспорте учитываются все выбранные фильтры, то есть в него попадут только записи, которые видны в момент запуска при фильтрах.

При экспорте учитываются:

• фильтры из строки поиска: больше, меньше, равно, не равно, пустое значение, заполненное значение
• выбранная воронка (если не выбрана воронка, данные выгружаются по всему смарт-процессу)

Особенности экспорта:

• не поддерживается экспорт дат по значениям "Сегодня", "Вчера" и т.п., в этом случае необходимо использовать фильтры "больше", "меньше" или "интервал"
• количество строк в файле экспорта может быть меньше, чем количество элементов, отображаемых во время применения фильтра - это связано с тем, что карточки, не привязанные к контактам, а также привязанные к контактам, в которых нет E-mail'а, не учитываются при экспорте
• экспорт может не работать в браузере Mozilla Firefox

Пример

Всего в смарт-процессе профориентации 17533 записи (видно внизу страницы).

Ставим фильтр год поступления > 2025.

Остается 4244 записи, подходящих под фильтр.

Видим, что в Excel попало 4195 записей (чуть меньше, чем в Битриксе, в связи с причинами, описанными выше).

Импорта списка в CRM-маркетинг

Для импорта списка в CRM-маркетинге необходимо выбрать в Excel опцию "Сохранить как" и выбрать "CSV (разделитель-запятая)":

Доработка списков для рассылки в MS Excel

Ниже приведен примерный порядок действий по обработке списков для рассылки в MS Excel

1. Если было несколько выгрузок из Битрикса, объединить их в единый список.
   
2. Удалить дубли по столбцу почты.
3. Переместить столбец с почтой на первое место.
   
4. Включить фильтры. Отсортироватьь столбец с именем по алфавиту. Убрать кривые имена (опционально, но желательно). Под кривыми имеются в виду случайные наборы символов и т.п.
5. Если формат отправки Имя+почта, то разделить столбец имя по столбцам (вкладка "данные" -> "текст по столбцам" -> разделяем по пробелу).
6. Отсортировать новый(-ые) столбец по алфавиту. Бегло пройтись по списку. Если есть время, перетащить имена в соответствующий ему столбец. Пример: имя оказалось в столбце с отчествами.
   
7. Сохранить документ в формат "CSV UTF-8 (разделитель - запятая)".
8. Открыть получившийся файл не в Excel, а, например, в блокноте. Должна получиться запись вида "emal;Имя".
   
9. С помощью копирования списка вставить его в сегмент для рассылки в битриксе.

См. также информацию по работе с экспортом данных из CRM при формировании рассылок.

Работа с QR-кодами

Техническая реализация

При сканировании QR-кода может быть перемещена только одна карточка CRM. Это связано с тем, что в URL, закодированный в QR-код, входит ID элемента CRM, который уникально идентифицирует карточку. Таким образом, в воронке может быть более одной карточки, привязанной к заданному контакту, и сканер все равно будет работать корректно.

Возможные ошибки

1. Пользователь не добавлен в воронку "Сотрудники"

В таком случае будет выведена ошибка "Ошибка изменения локации"

2. Если не заполнены аудитории, выходит соответствующая ошибка

Настройка прав доступа

Настройка CRM

Для работы механизма необходимо настроить в соответствующем смарт-процессе (регистр играет значение):

1. Создать поле с произвольным кодом и названием "Локация" (если ранее такое поле не было создано!), тип данных - выпадающий список, значениями которых являются названия локаций, где может производиться сканирование QR-кода.

   

2. Создать поле с произвольным кодом и названием "Сотрудник" (если ранее такое поле не было создано!), тип данных - ссылка на пользователя.

   

3. Создать воронку "Сотрудники".

   

4. Для каждого сотрудника, который будет сканировать QR-коды, создать карточку и задать соответствующего пользователя в поле "Сотрудник".

   

5. Каждому сотруднику, который будет сканировать QR-коды, дать доступы "Чтение" и "Изменение" к воронке "Сотрудники".
   

Демонстрация работы с QR-кодами (на примере ДОД)

Подготовка

• Получение от УПР:
  • ФИО и Email волонтеров - добавляются в воронку "Сотрудники" смарт-процесса ДОД.
    
  • Список локаций (аудиторий) на мероприятие - редактируются в настройке поля "Локация".
    
• Ввести тестовые локации в формате "Локация - Фамилия" (волонтера), например: "Локация - Иванов", "Локация - Петров".
  
• Доступ к воронке для ручного редактирования карточек у ответственного за мероприятие. Это на случай, если возникнет проблема со сканером QR-кодов, чтобы можно было вручную поработать с карточками смарт-процесса.
  
• Проверить наличие карточки смарт-процесса ДОД с названием "Для обучения. Не удалять". Если ее нет, надо создать.
  
• Указать в константах смарт-процесса дату мероприятия и дату-напоминания, если это необходимо.
  
• Отправка презентации-инструкции организатору мероприятия (см. внизу страницы).
  

Проведение обучения

Обучение проводится с использованием презентации, прикрепленной внизу страницы. Здесь приводится последовательность рассказа.

1. Регистрация новых волонтеров - добавляются в воронку "Сотрудники" смарт-процесса ДОД. Подтверждают учетную запись по E-mail, нужно добавить в структуру - "Волонтеры ДОД".
   
2. Демонстрация схемы общего алгоритма работы с пояснениями (согласно презентации, ссылка внизу страницы).
   
3. Демонстрация работы веб-приложения (выбор аудитории, количества сопровождающих).
   
4. Сканирование (по очереди, не одновременно) карточки "Для обучения. Не удалять" волонтерами - проставление количества сопровождающих и аудиторий в соответствии с фамилией волонтера.
   
5. Демонстрация списка в режиме "канбан" с проверкой работы.

Отсутствие QR-кода

В случае, если абитуриент зарегистрировался, но по тем или иным причинам не может предоставить QR-код для сканирования, необходимо произвести смену аудитории через Битрикс. Для этого необходимо войти в Битрис из-под учетной записи организатора мероприятия.

1. Открыть страницу по адресу https://corp.stankin.ru/crm/type/150/list/category/1/
2. В поиске в поле "Контакт" ввести фио абитуриента. 

   

3. Обязательно выбрать человека из выпадающего списка, чтобы в поле "Контакт" появилось ФИО на голубом фоне.

   

   
   
4. В появившемся списке нажать на "Название". Обычно это "Заполнение CRM-формы "Форма регистрации ДОД"". Если найдено несколько записей с одинаковыми ФИО, выбрать самую верхнюю.

   

5. В открывшейся карточке заполнить поле "Аудитория", выбрав нужный пункт из выпадающего списка, а так же при необходимости указать количество сопровождающих.

   

Важные моменты

• Фамилия при регистрации может отличаться от настоящей, поэтому, если мы хотим найти абитуриента в базе, правильнее спрашивать не его ФИО, а ФИО, на которые происходила регистрация.
  
• Обновлять страницу приложения не нужно. При новых сканированиях либо закрывать, либо копить вкладки.
• Авторизацию в битриксе необходимо произвести в том же браузере, где открывается приложение после сканирования QR-кода.

Перед мероприятием

Удаление тестовых данных (аудитории, карточки, записи из списка)

Памятка

1. Отсканировать QR-код с мобильного телефона.
2. Появится форма входа в систему. Необходимо ввести логин и пароль (авторизоваться). При необходимости можно воспользоваться функцией восстановления пароля.
3. После входа в систему - установить аудиторию/сопровождающих и нажать кнопку "Подтвердить".
4. Оставшуюся вкладку либо закрыть, либо оставить висеть до следующего сканирования. Обновлять ту же вкладку не нужно.

Презентация для обучения

Работа с CRM

Настройка порядка полей через Excel

В случаях, когда в воронке CRM большое количество полей, которые необходимо обрабатывать, это удобнее делать в Excel. В видео рассматривается пример, как организовать правильный порядок полей.

Для этого из CRM выгружаются данные вместе со всеми полями смарт-процесса. Над необходимыми полями (столбцами) расставляются числа в соответствии с желаемым порядком. Получившуюся строку с числами необходимо сохранить отдельно, чтобы в дальнейшем использовать как мастер-файл. Полученная строка вставляется над шапкой таблицы, а потом применяется сортировка.

Генерация сертификатов и обновление шаблонов

На текущей странице описывается процесс генерации PDF-документов на основании шаблонов DOCX применительно к процедуре генерации сертификатов для олимпиад. Тем не менее, данная инструкция предлагается в качестве основы для ознакомления с функцией генерации документов в CRM Битрикс. Также в ней рассматривается процедура замены шаблона и один из вариантов реализации отправки сертификатов на основе стадий канбана в CRM.

Подробнее логика работы с сертификатами олимпиад описана в отдельной статье.

1. Создание шаблона

В шаблоне, который вы хотите использовать для генерации и рассылки сертификата, нужно использовать специальные ключевые слова в фигурных скобках, которые автоматически заменяться нужными для вас данными. Эти ключевые слова вы самостоятельно добавлять не можете, поэтому, если появится такая необходимость, обратитесь к кому-нибудь из администраторов с этим вопросом. Ключевые слова, имеющиеся в данный момент в шаблоне сертификата по итогу участия в олимпиаде:

• {ContactFormattedName} - Полное имя участника

• {EducationalInstitution} - Образовательное учреждение

• {Class} - Класс

Если планируете использовать для документа подложку (фоновое изображение), то делайте использующуюся для этой задачи картинку полупрозрачной (бледной) в любом редакторе изображений. При использовании подложки в Word'е фоновое изображение автоматически делается бледным, однако при генерации документа в Битриксе на основе такого шаблона берется оригинал изображения (полноцветный, яркий) и текст плохо виден на его фоне.

2. Предоставление прав доступа

Для работы с шаблоном необходимо обладать правами доступа. Предоставить кому-либо права доступа вы можете самостоятельно, для этого нужно:

1. Нажать на любую карточку, чтобы перейти в меню карточки:

   

2. Нажать на кнопку "Документ", затем в выпавшем меню нажать на пункт "Добавить новый шаблон":

   

3. Нажать на шестеренку, затем на пункт "Права доступа":

   

4. Нажмите на кнопку "Добавить право доступа", укажите пользователя, которому хотите дать эти права и укажите ему роль "Менеджер".

3. Обновление шаблонов

Для того, чтобы обновить шаблон, вам нужно:

1. Нажать на любую карточку, чтобы перейти в меню карточки:

   

2. Нажать на кнопку "Документ", затем в выпавшем меню нажать на пункт "Добавить новый шаблон":

   

3. Выберите используемый в данный момент вами шаблон, который хотите поменять, и нажмите на иконку меню, затем на пункт "Изменить":

   

4. Если требуется откорректировать имеющийся шаблон, нажмите "Скачать шаблон" и внесите в него необходимые правки. В противном случае переходите к следующему пункту.
5. В появившемся меню нажмите на кнопку "Загрузить новый", таким образом вы замените имеющийся в данный момент шаблон новым:

   

6. Из тех настроек, что есть в данном меню, рекомендую ничего, кроме названия и тех, кто будут работать с шаблоном, не менять. Если появиться такое желание, опять же, проконсультируйтесь перед этим с администратором.
   

4. Генерация сертификатов

Для того, чтобы сгенерировать сертификаты, достаточно переместить карточку участника на событие "Генерация сертификата" в канбане: 

Вы можете посмотреть на результат вашей работы зайдя в меню карточки и нажав на кнопку "Открыть" в сообщении "Подготовлен документ":

После проверки можете отправить сертификат участнику, для этого достаточно перенести карточку участника на событие "Отправка сертификата".

Если по той или иной причине при генерации сертификата произошла ошибка и вы хотите повторить этот процесс еще раз, переместите карточку участника на стадию "Подготовка", а затем снова на стадию "Генерация сертификата".

Работа с CRM-формами

Выпадающие списки

Выбор отображаемых элементов списка

Чтобы скрыть от пользователей пункт из списка, необходимо снять с него галочку в режиме редактирования формы. После изменений не забыть нажать "Сохранить".

Добавление новых элементов в список

Чтобы добавить новый элемент списка, необходимо в соответствующем смарт-процессе открыть "Настройки полей", найти нужное поле и добавить значение в список. После изменений не забыть нажать "Сохранить".

Чтобы новый пункт списка появился в существующей CRM-форме, необходимо включить возле него галочку в редакторе.

Удаление элементов из списка

Для удаление пункта списка настоятельно рекомендуется снимать с него галочку в режиме редактирования формы.

Для полного удаления необходимо войти в "Настройки полей" в режим редактирования поля и нажать "Удалить" в правом нижнем углу.

В случае полного удаления поле в карточке, где был выбран данный пункт, примет значение "Не выбрано".

Форма регистрации на экскурсию

Работа с экскурсиями производится в смарт-процессе CRM Битрикс "Экскурсии".

Описание процесса регистрации на экскурсию

1. Заполняется форма заявки на экскурсию, как правило это делает организатор группы.
   ✓ При отображении формы выполняется запрос к локальному приложению, который выдает список мероприятий календаря для отображения в выпадающем списке.
   ✓ Локальное приложение умеет также возвращать единственное событие - в случае передачи параметра eventId. Это событие отображается в форме регистрации участника экскурсии, при этом отображается только оно, поэтому выбрать по ошибке другой вариант невозможно.
   ✓ В случае, если заявка заполняется для группы, имеется 2 варианта:
   1. Группа состоит менее, чем из 25 участников. В этом случае предлагается выбрать в выпадающем списке одну из запланированных экскурсий. Список формируется на основании событий в календаре "Экскурсии плановые" группы соцсети Битрикс "Профориентация детей" (их необходимо актуализировать вручную). При отправке формы не создается новых событий в календаре.
   2. Группа состоит из 25 и более участников. В этом случае появляется календарь с возможностью выбрать дату и время посещения. При отправке формы создается новое событие в календаре "Экскурсии со свободной датой" группы соцсети Битрикс "Профориентация детей".
2. При отправке формы запускается бизнес-процесс с активити "PHP-код", в который включен специальный скрипт, отвечающий за сохранение данных - события календаря и типа заявки (со фиксированной датой и со свободной датой).
   
3. При попадании заявки в CRM событие календаря отображается особенным образом (это специальный тип поля - "Ссылка на календарь", собственной разработки):
   

   

   Данные подтягиваются из события календаря, имеется 2 возможных действия при нажатии на поле:
   
   1. При нажатии на серую кнопку с фильтром в текущем виде отображаются все записи, привязанные к данному событию.
   2. При нажатии в любую другую область открывается слайдер с событием календаря.
4. На электронную почту, указанную при заполнении заявки, отправляется письмо со ссылкой на форму регистрации участников. При открытии формы автоматически заполняется событие, на которое регистрируется участник, при этом в выпадающем списке имеется только этот пункт, что исключает возможность ошибочного заполнения.

Работа поля типа "Ссылка на календарь" проверялась только при работе с разовыми событиями календаря. Будет ли система работать в случае использования повторяющихся событий - неизвестно.

Подробности технической реализации описаны в документации для разрабочиков.

Работа с полями в CRM

В видео объясняется, каким образом в режиме редактирования форм при помощи настроек “Правила показа полей” происходит работа с полями, которые должны отображаться по определенным условиям.

Импорт контактов УПР

Алгоритм импорта

1) Импортировать контакты

Настройки при импорте:

2) После успешного импорта выбрать фильтры в контактах. Предлагаемые фильтры показаны на скриншоте ниже

3)  Если нужно передать в смарт-процесс "Профориентация" все импортированные контакты, выбрать все найденные элементы. Для этого использовать чекбокс в строке заголовков. Для проверки рекомендуется убедиться, что были отмечены все найденные элементы

4) Запустить Умный сценарий "Профориентация"

Чем больше элементов для переноса, тем дольше он будет выполняться

Признаки успешного переноса данных в смарт-процесс "Профориентации"

• Уведомление в правом верхнем углу экрана после завершения переноса (работы сценария)
  

• После обновления страницы Контактов, техполе перенесенных элементов принимает значение "99"

• Новые элементы в смарт-процессе Профориентации

Техническая реализация

1) Настроен БП для сущности Контакты

Ссылка на редактирование бп: https://corp.stankin.ru/crm/configs/bp/CRM_CONTACT/edit/165/

Логика работы бп:

1. Условие, которое проверяет, что "техполе" не равно "99" (при переносе техполе заполняется "99", то есть пустое техполе является признаком, что данный элемент еще не переносился"). Это необходимо, чтобы один контакт не переносился в см Профориентации несколько раз

2. Выполнение PHP-скрипта, который парсит поле "Комментарий для профориентации" (попадает в Контакт при импорте из Excel)

3. Создание элемента в СМ Профориентации

4. Присвоение техполю Контакта значения "99" - признак, что БП отработал

 2) Настроен Умный сценарий "Профориентация" для сущности Контакта

В сценарии прописан робот, который запускает БП "Профориентация"

3) Настроенный сценарий запускается на выбранные Контакты
(подробнее описано выше в части для пользователей)

Олимпиады

Генерация сертификатов для участников

В настоящий момент в CRM реализована форма сбора данных с участников с целью формирования сертификатов об участии в олимпиаде.

Форма реализована исходя из предположения, что в один момент времени может проходить одна олимпиада, для которой требуется генерировать сертификаты. Поэтому предполагается, что для генерации сертификата для новой олимпиады необходимо заменить шаблон сертификата (в формате Word) согласно инструкции.

Для разработчиков: Генерация сертификатов

В данной статье описан процесс разработки генерации сертификатов. Про работу с шаблонами можно почитать в отдельной статье.

Для генерации сертификата необходимо создать событие, которое мы обычно называем "Генерация сертификата".

Ответственные за сертификаты должны будут проконтролировать весь процесс генерации сертификатов на тот случай, если будут выявлены какие-либо дефекты в настройке. В связи с этим, не стоит добавлять автоматическую смену стадии сразу после генерации сертификата, лучше будет, если ответственные сначала проверят качество сгенерированных сертификатов, а уже затем самостоятельно перенесут карточки на необходимые стадии.

Редактирование шаблона бизнес-процесса

Для созданного нами события нужно настроить шаблон бизнес-процесса.

Для начала стоит продумать генерацию ФИО участника. Есть два способа это реализовать.

Первый способ - самый простой. Достаточно в шаблоне указать ключевые слова: {ContactFormattedName}. Тогда ФИО будет автоматически сгенерирован в сертификате и не нужно создавать дополнительные активити в шаблоне бизнес-процесса.

Если такой способ генерации ФИО не устраивает по той или иной причине и есть необходимость сделать по-своему, то для этого есть второй способ, он основан на бизнес-процессах и не так прост в реализации. Для начала нужно добавить активити "Выбор данных CRM". Благодаря ему мы получим доступ к контактным данным пользователя, в том числе и к ФИО. К сожалению, из-за какого-то бага просто использовать полученные данные в генерации сертификата не достаточно. Необходимо присвоить эти данные к переменным. Для того, чтобы создать переменные, нужно нажать на пункт в меню "Параметры шаблона" и перейти к пункту "Переменные".

Чтобы не возникло путаницы, стоит указывать одинаковые названия и идентификаторы для переменных.

Чтобы присвоить данные к переменным, придется использовать активити "PHP код". Вот пример присвоения ФИО в отдельные переменные:

//В данном примере была необходимость привести ФИО к верхнему регистру.
$str = '{=A72930_27475_91333_16056:NAME}'; //В $str помещаются данные, которые мы получили при помощи активити "Выбор данных CRM".
$firstName = mb_strtoupper($str); //При помощи mb_strtoupper() мы приводим текст к верхнему регистру.
$this->setVariable('firstName', $firstName); //Помещаем результат в созданные ранее переменные. 
$str = '{=A72930_27475_91333_16056:SECOND_NAME}';
$secondName = mb_strtoupper($str);
$this->setVariable('secondName', $secondName);
$str = '{=A72930_27475_91333_16056:LAST_NAME}';
$lastName = mb_strtoupper($str);
$this->setVariable('lastName', $lastName);

Данные, которые мы получаем при помощи активити "Выбор данных CRM", мы присваиваем при помощи меню "Вставка значения", в которой нужно выбрать пункт "Дополнительные результаты". Самостоятельно вводить конструкции по типу {=A72930_27475_91333_16056:NAME} не стоит! см. скриншот ниже

Перейдем к активити, который отвечает за сам процесс генерации сертификата. Он называется "Создать документ".

В нем нужно выбрать шаблон, который будет генерироваться и данные, которые в этом шаблоне должны быть подставлены. Остальные настройки делайте по вашему усмотрению.

В шаблоне должны быть указаны ключевые слова, вместо которых будут подставляться данные. Чтобы указать какие данные будут использоваться на месте ключевых слов, нужно в подменю "Поля документа" выбрать ключевые слова, которые битрикс автоматически определит, и указать поля, которые содержат необходимые данные. Если данные содержаться в переменных, то нужно добавлять их по такому методу:

Переменные нужно указывать при помощи меню "Вставка значения" в пункте "Переменные" см. скриншот ниже

Вероятнее всего, после того, как сертификат будет сгенерирован, его нужно будет отправить по почте. Поэтому стоит заблаговременно его сохранить в файловом поле "Генерация сертификата". Для этого стоит создать активити "Изменить элемент смарт-процесса". В нем нужно указать смарт-процесс, в котором ведется работа. В качестве фильтра указать ID равно {{ID}}, ну и ниже указать необходимое файловое поле, в котором сохраним сертификат.

Сам сертификат можно найти в меню "Вставка значения" в пункте "Дополнительные результаты."

Отправка сертификата

Чтобы отправить сертификат по почте, нужно его прикрепить к письму. Для этого в активити "Отправить письмо клиенту" используется настройка "Вложения", в которой нужно указать поле, в котором мы сохранили сертификат.

Приоритет 2030

Инструкция по публикации новостей

Инструкция публикции новостей

1. Нужно получить доступ к группе новостей

Для того, чтобы выкладывать новости в лендинге, должна быть создана специальная группа. К сожалению, нельзя просто добавить уже существующую группу из-за особенностей битрикса. Группа секретна, поэтому ее могут видеть и использовать только участники этой группы.

2. Как, собственно, правильно создать новость.

Есть 2 варианта создания новости.

• Через группу во вкладке “Сообщения” нажать на надпись: “Написать сообщение”.

• То же самое можно сделать во вкладке “Живая лента”, но в таком случае нужно указать получателя в виде группы

Чтобы написать тему новости, нажимаем на надпись: “Тема сообщения”.

Если новости будут браться из других источников, тогда самый простой вариант создания новости заключается в том, чтобы попросту копировать новость при помощи ctrl +c и ctrl + v. Вот пример, как это делается: 

• Выбираем новость, к примеру вот эту:

• Полностью выделяем и копируем новость:

• Вставляем в редактор скопированную новость:

Не удивляйтесь, что были добавлены столь крупные картинки, в конечном итоге они будут корректно отображаться на сайте, поэтому большого смысла в настройке размера нет.

ВАЖНО! Чтобы картинка отображалась, нужно добавлять ее при помощи url или просто скопировав. Если добавлять картинку с компьютера, она пропадет. Вот пример, как добавлять картинку при помощи url:

• Копируем url необходимой картинки таким образом:

  

• Далее в редакторе нажимаем на иконку с картинкой:

• Вставляем url в поле “Источник изображения”

Настраивать размер картинки не имеет большого смысла, так как в блоке “Новости” картинка всегда будет иметь размер 320 x 229, а на странице “Новость детально” картинка будет иметь ширину 1110px, высота же будет настраиваться автоматически для корректного отображения картинки. В дополнительных параметрах можете указать какую-нибудь ссылку, она сработает, если нажать на картинку на странице “Новость детально”.

В заголовке новости будет использоваться первая картинка, которая будет добавлена в содержание новости. Если хотите использовать в заголовке картинку, которая не должна присутствовать в содержании новости, просто в начале содержания добавьте необходимую картинку при помощи url. При этом, если вы просто скопируете картинку в начало содержания новости, то она конечно будет отображаться в заголовке, но не пропадет на странице "Новости детально".

После того, как новость была создана, нажимаем “Отправить”. Таким образом, новость добавляется на сайт.

Отправленные новости можно посмотреть либо в ленте группы “Приоритет 2030 - Новости”, либо в “Живой ленте”.

Удалить, редактировать и сделать прочие манипуляции с новостью можно во вкладке “Еще”:

После отправки новости, она будет отображаться в блоке “Новости” на странице лендинга. Чтобы посмотреть, как выглядит новость детально, нужно на нее нажать, тогда в новой вкладке откроется страница с полным содержанием новости, там можете посмотреть результат своей работы.

Система учета рейтинга ППС

Инструкция модератора

Раздел находится в разработке.

Работа со списком ППС и научных сотрудников

Для каждого сотрудника статус модерации может иметь одно значение из списка:

• Нет данных для модерации
• Есть данные для модерации
• Модерация завершена

Для каждой пары "Модерирующее подразделение - Сотрудник" имеется свой частный статус модерации. Также имеется общий статус модерации достижений сотрудника.

Для просмотра статуса модерации необходимо открыть диалоговое окно выбора списка полей и выбрать соответствующее подразделение либо общий статус модерации (допускается множественный выбор):

Сортировка и фильтрация по статусу модерации

Для сортировки достаточно нажать на заголовок. Появится стрелочка, указывающая направление сортировки - по возрастанию или убыванию:

Для фильтрации необходимо нажать на строку поиска над таблицей, откроется диалоговое окно:

Для просмотра всех доступных для фильтрации полей необходимо нажать на кнопку "Добавить поле", откроется новое диалоговое окно:

Рейтинг преподавателей (KPI)

Инструкция модератора

Доступ к модерации показателей настраивается через административную панель Битрикс, в разделе настроек инфоблоков:

Публикация файлов из Nextcloud на сторонних сайтах

Встраивание видео из Nextcloud на сторонние сайты

1)  Загрузите видео на NextCloud (https://newcloud.stankin.ru) и нажмите кнопку "Поделиться".

2) В открывшемся справа окне необходимо предоставить Общий доступ по ссылке для файла, нажав на "+". Ссылка будет скопирована в буфер обмена.

После открытия общего доступа, вы можете скопировать ссылку на видео в любой момент.

3) Далее необходимо открыть полученную ссылку в соседней вкладке браузера. Нажать на кнопку "Скачать" правой кнопкой мыши и выбрать "Скопировать ссылку".

4) Откройте сайт, на который необходимо вставить видео. Далее описан пример вставки видео на howto.stankin.ru.

5) Выберите инструмент для вставки видео на страницу.

6) В открывшемся окне в качестве источника видео укажите скопированную в пункте 3 ссылку.

7) При необходимости измените размер окна видео. После окончания работы не забудьте сохранить сделанные на странице изменения.

Публикация файлов

Обыкновенная публикация файлов

Публикация файлов, заложенная в систему "Nextcloud", строится на основе генерации публичной ссылки:

При публикации таким образом при переходе по ссылке пользователь будет попадать на стандартную страницу Nextcloud:

Если подразумевается, что файлы буду использоваться только сотрудниками, можно воспользоваться пунктом "Внутренняя ссылка". Для просмотра файлов по внутренним ссылкам пользователю необходимо авторизоваться на сайте.

Публикация файлов в папке "Для внешних ресурсов"

В Nextcloud имеется специальная папка "Для внешних ресурсов", которая на уровне веб-сервера настроена таким образом, что файлы из нее можно просматривать напрямую, в обход системы Nextcloud (о просмотре через Nextcloud см. раздел выше).

Для публикации файла в папке "Для внешних ресурсов" не требуется создавать публичную ссылку, как описано выше. Достаточно прописать URL по следующей схеме: https://newcloud.stankin.ru/files/<путь_к_файлу>. Например, файл "Экон Анг.docx" из папки "mycareer", находящейся в папке "Для внешних ресурсов":

в указанной схеме формирования URL будет иметь следующий адрес: https://newcloud.stankin.ru/files/mycareer/Экон Анг.docx.

Инженерный старт

Инструкция для экспертов

Авторизация

Чтобы авторизоваться в системе, необходимо перейти по ссылке и ввести логин и пароль, высланные Вам в письме.

Рабочее место

После авторизации Вы попадете на Ваше рабочее место, где представлен список работ, доступных для проверки.

Карточки для проверки можно отобразить в двух видах - канбан и список. Рекомендуется использовать список.

Директора ЦТПО видят все работы, которые проверяют эксперты их ЦТПО. Чтобы директор увидел работы, которые ему необходимо проверить, нужно выставить фильтр по полю "Ответственный".

Видеодемонстрация:

Проверка работ

Чтобы ознакомиться с работой и приступить к проверке, нажмите на Название - "Заполнение CRM-формы "Инженерный старт"" (оно одинаковое у всех работ).

Файл(ы) работы находятся в разделе "Данные об участии" в поле "Файлы проекта". По клику мышки вы можете скачать их для дальнейшего ознакомления и проверки.

Видеодемонстрация:

Проверка происходит в два этапа. Вам необходимо перейти в карточке к разделу "Проверка" и посмотреть, в какое поле вписано Ваше имя - "Эксперт №1" или "Эксперт №2". Результаты проверки необходимо внести в два поля, соответствующие этапу проверки (1 или 2). "Работа одобрена экспертом" - поле формата Да/Нет, "Комментарий эксперта" является обязательным, вводится текст в свободной форме. После заполнения полей не забудьте нажать зеленую кнопку "Сохранить" внизу страницы.

При написании комментариев имейте в виду, что их увидят участники.

Пример. Если Ваше имя вписано в поле "Эксперт №2", то результат проверки нужно указать в полях "Работа одобрена экспертом №2" и "Комментарий эксперта №2".

Видеодемонстрация:

После заполнения результатов проверки, работа переходит на следующий этап. Если Вы проверяли работу первым, то при переходе на вторую стадию проверки у нее сменится ответственный эксперт, и Вы больше не сможете увидеть работу в Вашем списке. В случае необходимости внести правки обращайтесь к организатору мероприятия.

Что видят участники

У каждого участника/группы есть персональная ссылка для отслеживания хода проверки работ. Ниже приведен пример, что будет видеть участник в процессе проверки.

Онлайн-чаты

Документация по работе с Открытыми Линиями Битрикс24

Интеграция онлайн-чата на сторонние ресурсы

Создание виджета

Чтобы создать виджет на сайт, для начала нужно создать открытую линию: В панели управления корпортала, слева перейдите во вкладку "Контакт-Центр".

Если вкладки "Контакт-Центр" нет - нажмите на опцию "Ещё", тогда панель управления увеличиться

После мы видим все возможности открытых линий: телеграм-боты, вк-боты, онлайн чаты и тд.
Выбираем опцию "Онлайн-чат" и, при нажатии, в контекстном меню выбираем "Создать новую открытую линию".

После чего во всплывающем окне настройки онлайн-чата Битрикс уже предлагает подключить виджет онлайн-чата - виджет он предоставляет в виде js-скрипта, который вы интегрируете в любой сторонний ресурс.
В пункте "Настройки канала" можно выбрать уже созданную открытую линию(если мы её создали) или создать её с нуля.

Настройка Открытой Линии

Нажимаем на кнопку "Настроить" или "Создать новую открытую линию". Принципиально важными настройками является "Очередь" и "Автоматические действия".
На "Очередь" мы назначаем сотрудников, которые будут привязаны к данной открытой линии, настраиваем распределение отправки обращений(либо всем и сразу, либо последовательно, либо равномерно). Так же важным моментом является то, что клиент, который обратился, может не быть в базе crm, поэтому в этом же пункте настраиваем как будет заполняться его лид (либо лид создаётся автоматически, либо вручную - клиент сам заполняет все поля).

Второстепенные пункты настройки:

• "Рабочее время" - есть возможность указать праздничные дни, выходные дни, добавить автоматическое сообщение, в случае если открытая линия в текущей момент не работает(скриншот номер 4)
• "Соглашение" - Битрикс сам подсказывает какое соглашение нужно поставить в рамках РФ(если ваш онлайн-чат вообще его предполагает)
• "Автоматические действия" позволяет автоматизировать диалог. В плане приветствия, бездействия клиента, завершения диалога. Так же в этом пункте мы указываем способ сбора данных о клиенте. Мы можем создать новую CRM-форму, которую клиент будет заполнять, как только откроет диалог (правило сбора/показа формы настраиваются в соответствующих опциях)

  

  Касательно автоматизации - есть возможность отправлять сообщения автономно о бездействие, при завершении обращения.

  

• "Список быстрых ответов". При создании нового списка быстрых ответов и последующего его выбора в открытых линиях, в чате каждого сотрудника на этой линии будут доступны быстрые сообщение, которые мы написали в списке.

  

  

  Так же у списка есть свои права доступа, но по логике если группа людей сидит на линии и отвечает на одни и те же вопросы, то и разграничения доступа к списку быстрых ответов не должно быть.
• "Чат-боты" подключается из модулей, которые есть в bitrix Marketplace
•  "Оценка качества". В нём есть два варианта как клиент может оценить диалог с оператором: один вариант предоставляется для web-сайтов, другой для различных ботов соц.сетей.
• "KPI" задаётся для учёта, как быстро операторы реагируют на обращения.
• "Прочее". Это поле ввода названия линии и отметка статуса активности линии. Остальные опции по усмотрению. Нужен ли alert, если клиент закрывает чат - на усмотрение опять же

  

Итог

После всех настроек линии и подключения чата у нас будет публичная ссылка на чат в браузере (не забудьте указать URL!) и сам скрипт-код.

Чтобы протестировать его работу, стоит открыть другой браузер, где мы не логинились в битриксе, как сотрудник

Заполнили форму - лид сразу падает в crm(уведомление придёт на корп ответственным за линию). Всё взаимодействие оператора с клиентом происходит в чате "Открытых линий" (опция ниже оповещений на корпортале). Операторы могут принимать обращение, закрывать, перенаправлять клиента.

Привязка сообщества ВКонтакте к открытым линиям

Создание сообщества ВКонтакте

Для того чтобы подключить сообщество ВКонтакте к Открытым Линиям требуется аккаунт ВКонтакте, который мы привяжем к битриксу. Перед этим создаём сообщество, настройки которого не принципиальны.

Сообщество ВКонтакте желательно сделать видимым для всех пользователей. В настройках приватности задайте сообществу статус "Публичный"

Привязка сообщества к чату открытых линий

Выбираем "Контакт-Центр" из левого меню и в его возможностях кликаем по функции ВКонтакте.

При привязки аккаунта ВК к Битриксу, корппортал сам покажет доступные группы для подключения доступные группы.

Битрикс видит сообщества ВК, в которых привязанный аккаунт ВКонтакте имеет права администратора

Для чистоты изучения создадим отдельную открытую линию для сообщества. Настройки оставим по умолчанию, они не влияют на работу.

Итог

Теперь у нас есть связка между вк-группой и открытой линией. Наглядно продемонстрировано на скриншотах.

Привязка Телеграм бота к чату открытых линий

Создание Телеграм бота

Чтобы создать связку Открытой Линии с ботом телеграма для начала создадим чат-бота через личный аккаунт телеграм. Для этого в поиске по чатам напишем @BotFather - этот бот позволяет создавать пользователю собственных ботов.

ВАЖНО: Лимит ботов на один телеграм-аккаунт ограничен - максимальное количество 20.

В чате с ботом прописываем последовательно следующие команды:

/start -> /newbot -> вводим имя нашего бота.

ВАЖНО: в никнейме бота в конце должен быть префикс "bot". Пример: onlineChat_bot, testBitrix_bot

После этого BotFather отправляет нам токен бота, которого мы создали - он пригодится для его интеграции в битрикс.

Если вы утеряли токен данного бота, то его можно узнать по команде /token

Поменять токен тоже возможно, для этого существует команда /revoke

Интеграция бота телеграм к чату

Перейдём в Контакт-Центр Битрикса и выберем опцию "Telegram". По аналогии с интеграцией ВКонтакте так же создадим отдельную открытую линию для телеграм-бота и нажмём зелёную кнопку "Подключить".

После этого будет необходимо ввести тот токен, который выслал нам @BotFather. Копируем токен доступа, нажимаем "Подключить". Битрикс после этого нам даст ссылку на нашего телеграм-бота.

Ссылку на телеграм-бота можно узнать также у @BotFather

Итог

Протестируем взаимодействие бота с открытыми линиями. напишем нашему боту пару сообщений. Настройки открытой линии предполагается сделать с автоответами на первое сообщение, чтобы видеть автономную реакцию на начало диалога "пользователь-оператор". Пользователь начинает общение с ботом, сообщение отправляется в открытую линию и все операторы, которые есть на ней, видят его. Примем сообщение и начнем диалог

Важные нюансы

Очень важным моментам интеграций соц.сетей является создание лида на основе контактных данных, которые предоставляет пользователь в соц.сетях. Лид может создаться только с именем, или фио, или полной информацией - это всё зависит от конфиденциальности его аккаунта.

Интеграция социальных сетей в виде виджета на внешний ресурс

Для того, чтобы перенести в онлайн чат с телеграм-ботом или же с сообществом ВКонтакте на любой внешний ресурс(это может быть сайт, сделанный на битрикс или любой иной) понадобится в Контакт-центре выбрать опцию "Виджет на сайт" , которую мы уже успели рассмотреть в предыдущих статьях.

В пункте "Каналы подключенные к виджету" выберем две нашей открытой линии - линия ВК и линия Телеграм-бота. По умолчанию поставить crm-форму типа "Контактные данные" , настроить рабочее время лучше всего делать по отдельным линиям.

Логика Битрикса такова, что если он видит несколько одинаковых опций, которые пытаются взаимодействовать друг с другом, но их настройки отличаются, то он сделает пересечение, а не объединение настроек.
Пример: Будут учитываться только те праздничные дни/выходные, которые есть и в первой открытой линии, и во второй.

Автоматическое приветствие оставим по умолчанию.
Нажимаем кнопку "Сохранить" и сверху битрикс показывает скрипт для вставки в любую вёрстку

ВАЖНО: Скрипт лучше вставлять в тэге <head>

Теперь у нас есть полноценный виджет, который поддерживает онлайн чат с помощью Вк-группы, Телеграм-бота на любой сторонний ресурс.

Протестируем виджет на сайте "Инженерный Старт".

Настройка прав доступа открытой линии

Настроить права доступа можно из окна любой открытой линии. Продемонстрируем это на линии вк-сообщества. В блоке "Настройка канала" находим опцию "Права доступа" и нажимаем на "Настроить".

Права доступа к Открытым линиям выдаются на:

• Список открытых линий - Просмотр\Изменение
  
• Подключение каналов коммуникаций - Изменение
  
• Статистика разговоров - Просмотр
  
• История разговора - Просмотр
  
• Подключение к разговору - Выполнение
  
• Оценка разговора руководителем - Выполнение
  
• Общие настройки - Изменение
  

В всплывающем меню есть две секции: Права доступа и список ролей. У Битрикса есть свои роли по умолчанию - Администратор(права суперадмина), Директор, Менеджер(самые минимальные права). Если есть надобность скорректировать права данных ролей или добавить новые, то Битрикс даёт и такую возможность. Конкретно нас интересует сейчас не создание/изменение прав определенной роли, а управление распределением ролей. Это делается с помощью опции "Добавить право доступа".

С помощью этой опции мы можем задать права доступа определённой группе лиц. На корппортале уже есть множество групп, хотя Битрикс нас не ограничивает в количестве групп, поэтому для определенных задач есть возможность сформировать новую группу сотрудников.

Права доступа можно назначить:

• Группе пользователей
  
• Конкретному пользователю
  
• Сотрудникам и отделам
  
• Группам социальной сети
  

ВАЖНОЕ примечание: Права доступа выдаются на все открытые линии портала, поэтому перейти в настройки прав можно из слайдера любого канала открытых линий !

Журнал аудита, история диалогов оператора и клиента открытой линии

История переписки клиента по его карточки в CRM

Продемонстрируем на примере чата с помощью телеграм-бота:
С одним и тем же лидом было совершено несколько диалогов. По переходу на карточку лида в правой части есть вся история диалогов - и завершенных, и активных. К каждому диалогу можно перейти при помощи опции "просмотреть".

Экспорт и просмотр истории диалогов

Историю переписки можно просмотреть с помощью способа, который я описал выше. Есть иной вариант:
Переходим в пункт "Контакт-центр" из меню. В окне Контакт-центра есть меню, выбираем опцию "история диалогов":

Далее перед нами список всех диалогов. Диалоги открытой линии мы можем отфильтровать, нажав на "шестерёнку" или же в поиске вписать конкретную линию

Перед нами множество диалогов(либо уже с фильтрами, либо все). Чтобы просмотреть историю желаемого необходимо кликнуть на бургер-меню, которое относится к конкретной позиции в списке. В контекстном меню выберем "История" или "Открыть диалог" - принципиальных отличий в опциях нет. История показывает более сжатый формат диалога - небольшой поп-ап без каких-либо опций. А открытие диалога открывает его прямо в окне "Открытых линий".

Вот таким образом выглядит опция "История".

А вот так выглядит опция "Открыть диалог"

К сожалению, максимум какой экспорт можно сделать из всех чатов, так это сам список диалогов. Экспорт происходит в формате excel-таблицы - полная копия того, что мы видим в самом корпоративном портале.

Время ответа, длительность диалога битрикс экспортит в миллисекунды

Работа с задачами (УРЦИ ДЦТ)

Уведомления заявителю

Trusted

создание учетки trusted на примере портала:

далее подтверждаем почту

Викон (Vikon)

Вход в Личный кабинет по адресу: https://db-nica.ru/login.

При первом входе потребуется подтвердить адрес электронной почты. Для этого необходимо найти входящее сообщение с информацией о регистрации в "Виконе" и нажать на ссылку подтверждения адреса электронной почты.

При первой загрузке системы будет предложено выбрать роль, необходимо выбрать "Методист":

Заполнение информации производится в разделе "Сведения об образовательной организации":