Работа с письмами
- Техническая реализация
- Добавление отправителя
- Формирование рассылки
- Рассылка по смарт-процессам
- Доработка списков для рассылки в MS Excel
Техническая реализация
Процесс работы с заявкой на рассылку
Стадия |
Участники |
Комментарий |
Уведомления |
Подать заявку |
Инициатор рассылки |
Инициатор рассылки создает заявку |
|
Утверждение |
Гальчич Максим Александрович, Пресс-служба |
Утверждают рассылку. В случае отказа переходит на стадию "Отклонено" |
|
Ознакомление ЦИУ + создание шаблона |
УРЦИ, Годяев Дмитрий Иванович, Петухов Павел, Инициатор рассылки |
|
|
Проверка шаблона |
Пресс-служба |
Пресс служба проверяет полностью готовый шаблон |
|
Отправка |
УРЦИ |
УРЦИ нажимает кнопку "Отправить" в маркетинге |
|
Отправлено |
Рассылка успешно отправлена |
|
|
Отклонено |
Гальчич Максим Александрович / Пресс-служба |
Тот, кто отклонил рассылку, указывает причину отказа |
|
Состав полей в карточке заявки
Название поля
|
Тип данных
|
Обязательное
|
Название
|
Строка
|
Да
|
Тема рассылки
|
Строка
|
Да
|
Количество получателей
|
Целое число
|
Да
|
Комментарий
|
Строка
|
Нет
|
Причина отклонения
|
Строка
|
Нет
|
Ссылка на макет
|
Ссылка
|
Да
|
Добавление отправителя
В данной инструкции объясняется, как добавить email-отправителя при отправке писем из CRM Битрикс.
В поле "От кого" есть опция добавления отправителя. При ее выборе открывается диалоговое окно:
Необходимо нажать на ссылку "SMTP-сервера" и заполнить поля следующим образом и нажать кнопку "Сохранить":
Формирование рассылки
Данные от заказчика
- Тема письма
- Список адресатов с обращениями (именами).
- Текст (шаблон письма)
- Если в шаблоне письма нет обращения (имя/имя+отчество/фио), написать об этом заказчику с просьбой добавить обращение (без обращений рискуем снизить рейтинг домена stankin.ru в почтовых системах - Google, Яндекс и пр.)
- При необходимости картинки, логотипы, текст и ссылки для кнопок
Письма отправляются с адреса hello@stankin.ru.
Настройка сегмента рассылки
Отправка контактам Битрикс
- в поле "Клиенты" CRM-маркетинга нет фильтра по списку контактов, связанных со смарт-процессом, поэтому все равно приходится импортировать список контактов через CSV, как описано выше;
- в списке смарт-процесса CRM нельзя вывести Email контактов, а только ссылку на контакт, поэтому экспортировать список адресов через список смарт-процесса нельзя;
- в списке контактов CRM есть фильтр "Создан CRM-формой", но и он не решает задачу полностью, т.к. контакт мог быть создан формой Y, а теперь просто подтянулся к нашей форме X.
- Перейти в Сервисы > Списки.
- Нажать кнопку "Создать новый". Указать в названии: "Список рассылки <название смарт-процесса X>", нажать кнопку "Сохранить".
- Перейти в созданный список, далее: Действия > Настроить поля. Добавляем поля:
- Email (строка, обязательное)
- Зайти в смарт-процесс CRM, соответствующий форме Х.
- Перейти в вид "Канбан".
- Навести рядом с названием первой стадии, появится плюсик, нажать на него и добавить стадию "Формирование списка рассылки".
- Нажать на кнопку "Роботы". Нажать на плюсик рядом с стадией "Формирование списка рассылки" в разделе "Роботы": Для сотрудника > Создание элемента списка > Тип документа > Выбрать нужный список, заполнить поля:
- Вписываем что угодно в поле email (тк оно обязательное для заполнения), нажимаем "Сохранить", после закрытия модального окна - еще раз "Сохранить" внизу экрана.
- Нажимаем "Редактировать в дизайнере Бизнес-процессов". Перед активити "Создание элемента списка" добавить активити "Выбор данных из CRM". ID сущности - Контакт, Тип сущности - Контакт, Выберите поля - Email. Сохранить.
- Открываем настройки активити "Создание элемента списка". В поле Email нажать на три точки, дополнительные результаты, выбор данных из CRM, Email. Сохранить.
- Сохранить изменения в редакторе БП.
- Вписываем что угодно в поле email (тк оно обязательное для заполнения), нажимаем "Сохранить", после закрытия модального окна - еще раз "Сохранить" внизу экрана.
- Кем создан - свой пользователь
- Поле "Название" - указываем имя контакта: Три точки справа от поля > Смарт-процесс > Контакт (текст)
- Поле "Email" - с ним все сложнее:
- Переместить все уже существующие карточки смарт-процесса на стадию, где настроен робот с созданием элемента списка.
Заполнение шаблона
- Письмо необходимо редактировать из пункта "Мои шаблоны" в CRM-маркетинге. Если редактировать письмо из пункта "Рассылки" непосредственно в рассылке, потом невозможно будет воспользоваться данным шаблонов в последующих отправках.
- Тема письма для отправки по умолчанию подставляется по наименованию шаблона.
- Во избежание бана почтовыми сервисами домена stankin.ru за рассылку спама, необходимо создать шаблон таким образом, чтобы в нем была отличительная черта для каждого письма. Чаще всего это параметр с именем "#NAME#". Его можно вставить как в шаблон в конструкторе CRM-маркетинга, так и в HTML-код.
- Во избежание грамматических ошибок, при заполнении шаблона ничего нельзя писать самостоятельно. Весь контент, включая даже подписи на кнопках, необходимо копировать из присланного документа с контентом для рассылки, поступившем от заказчика.
- Тщательно проверить, что правильно заполнена тема письма и отправитель (адрес электронной почты и его название).
Тестовая отправка
Технические особенности отправки
- На почтовом сервере существует ограничение в 1000 писем в день с одного ящика . Если требуется отправить более 1000 писем за раз, необходимо договариваться с УИТП о временном расширении диапазона.
- Перед отправкой нужно дождаться когда Статус "Идет подготовка сегмента" сменится на "Готово к отправке" (в данный момент нужно обновлять страницу чтобы увидеть завершение подготовки).
- Битрикс отправляет рассылку постепенно. В графе "Действия" можно отправить/приостановить рассылку, а также увидеть примерное время до конца рассылки. В графе "Статус" можно увидеть процент отправленных писем.
- Статус отправки писем не всегда может отображаться актуальный, поэтому нужно перезагружать страницу.
- В графе "Статистика" - "Получатели" можно увидеть список получателей, почты, имена, статус, точное время отправки и другое. Все эти данные можно просматривать в том числе во время процесса рассылки. Чтобы увидеть количество не отправленных писем или отправленных с ошибкой, можно отсортировать письма по графе "Статус". Данную вкладку необходимо просматривать во время процесса рассылки, чтобы своевременно обнаружить сбой в отправке.
Рассылка по смарт-процессам
Общая информация
В смарт-процессах нет поддержки отображения E-mail адресов для привязанных к карточкам контактов. Для этого была разработана функция "Экспорт для рассылки". Она формирует Excel-файл с колонками "E-mail" и "Имя", которые затем можно использовать в CRM-маркетинге.
Функция "Экспорт для рассылки" работает в любом смарт-процессе в любой воронке. Появляется только в режиме список. Важно знать, что при экспорте учитываются все выбранные фильтры, то есть в него попадут только записи, которые видны в момент запуска при фильтрах.
При экспорте учитываются:
- фильтры из строки поиска: больше, меньше, равно, не равно, пустое значение, заполненное значение
- выбранная воронка (если не выбрана воронка, данные выгружаются по всему смарт-процессу)
Особенности экспорта:
- не поддерживается экспорт дат по значениям "Сегодня", "Вчера" и т.п., в этом случае необходимо использовать фильтры "больше", "меньше" или "интервал"
- количество строк в файле экспорта может быть меньше, чем количество элементов, отображаемых во время применения фильтра - это связано с тем, что карточки, не привязанные к контактам, а также привязанные к контактам, в которых нет E-mail'а, не учитываются при экспорте
- экспорт может не работать в браузере Mozilla Firefox
Пример
Всего в смарт-процессе профориентации 17533 записи (видно внизу страницы).
Ставим фильтр год поступления > 2025.
Остается 4244 записи, подходящих под фильтр.
Видим, что в Excel попало 4195 записей (чуть меньше, чем в Битриксе, в связи с причинами, описанными выше).
Импорта списка в CRM-маркетинг
Для импорта списка в CRM-маркетинге необходимо выбрать в Excel опцию "Сохранить как" и выбрать "CSV (разделитель-запятая)":
Доработка списков для рассылки в MS Excel
Ниже приведен примерный порядок действий по обработке списков для рассылки в MS Excel
- Если было несколько выгрузок из Битрикса, объединить их в единый список.
- Удалить дубли по столбцу почты.
- Переместить столбец с почтой на первое место.
- Включить фильтры. Отсортироватьь столбец с именем по алфавиту. Убрать кривые имена (опционально, но желательно). Под кривыми имеются в виду случайные наборы символов и т.п.
- Если формат отправки Имя+почта, то разделить столбец имя по столбцам (вкладка "данные" -> "текст по столбцам" -> разделяем по пробелу).
- Отсортировать новый(-ые) столбец по алфавиту. Бегло пройтись по списку. Если есть время, перетащить имена в соответствующий ему столбец. Пример: имя оказалось в столбце с отчествами.
- Сохранить документ в формат "CSV UTF-8 (разделитель - запятая)".
- Открыть получившийся файл не в Excel, а, например, в блокноте. Должна получиться запись вида "emal;Имя".
- С помощью копирования списка вставить его в сегмент для рассылки в битриксе.
См. также информацию по работе с экспортом данных из CRM при формировании рассылок.