Работа с CRM

Настройка порядка полей через Excel

В случаях, когда в воронке CRM большое количество полей, которые необходимо обрабатывать, это удобнее делать в Excel. В видео рассматривается пример, как организовать правильный порядок полей.

Для этого из CRM выгружаются данные вместе со всеми полями смарт-процесса. Над необходимыми полями (столбцами) расставляются числа в соответствии с желаемым порядком. Получившуюся строку с числами необходимо сохранить отдельно, чтобы в дальнейшем использовать как мастер-файл. Полученная строка вставляется над шапкой таблицы, а потом применяется сортировка.

Генерация сертификатов и обновление шаблонов

На текущей странице описывается процесс генерации PDF-документов на основании шаблонов DOCX применительно к процедуре генерации сертификатов для олимпиад. Тем не менее, данная инструкция предлагается в качестве основы для ознакомления с функцией генерации документов в CRM Битрикс. Также в ней рассматривается процедура замены шаблона и один из вариантов реализации отправки сертификатов на основе стадий канбана в CRM.

Подробнее логика работы с сертификатами олимпиад описана в отдельной статье.

1. Создание шаблона

В шаблоне, который вы хотите использовать для генерации и рассылки сертификата, нужно использовать специальные ключевые слова в фигурных скобках, которые автоматически заменяться нужными для вас данными. Эти ключевые слова вы самостоятельно добавлять не можете, поэтому, если появится такая необходимость, обратитесь к кому-нибудь из администраторов с этим вопросом. Ключевые слова, имеющиеся в данный момент в шаблоне сертификата по итогу участия в олимпиаде:

Если планируете использовать для документа подложку (фоновое изображение), то делайте использующуюся для этой задачи картинку полупрозрачной (бледной) в любом редакторе изображений. При использовании подложки в Word'е фоновое изображение автоматически делается бледным, однако при генерации документа в Битриксе на основе такого шаблона берется оригинал изображения (полноцветный, яркий) и текст плохо виден на его фоне.

2. Предоставление прав доступа

Для работы с шаблоном необходимо обладать правами доступа. Предоставить кому-либо права доступа вы можете самостоятельно, для этого нужно:

  1. Нажать на любую карточку, чтобы перейти в меню карточки:

    image-1697234194620.png

  2. Нажать на кнопку "Документ", затем в выпавшем меню нажать на пункт "Добавить новый шаблон":

    image-1697234398172.png

    Если в карточке нет кнопки "Документ", это значит, что в настройках смарт-процесса не стоит галочка "Печать документов".

    image-1730899705961.png


  3. Нажать на шестеренку, затем на пункт "Права доступа":

    image-1697469974059.png

  4. Нажмите на кнопку "Добавить право доступа", укажите пользователя, которому хотите дать эти права и укажите ему роль "Менеджер".

3. Обновление шаблонов

Для того, чтобы обновить шаблон, вам нужно:

  1. Нажать на любую карточку, чтобы перейти в меню карточки:

    image-1697234194620.png

  2. Нажать на кнопку "Документ", затем в выпавшем меню нажать на пункт "Добавить новый шаблон":

    image-1697234398172.png

  3. Выберите используемый в данный момент вами шаблон, который хотите поменять, и нажмите на иконку меню, затем на пункт "Изменить":

    image-1697234705992.png

  4. Если требуется откорректировать имеющийся шаблон, нажмите "Скачать шаблон" и внесите в него необходимые правки. В противном случае переходите к следующему пункту.
  5. В появившемся меню нажмите на кнопку "Загрузить новый", таким образом вы замените имеющийся в данный момент шаблон новым:

    image-1697234893413.png

  6. Из тех настроек, что есть в данном меню, рекомендую ничего, кроме названия и тех, кто будут работать с шаблоном, не менять. Если появиться такое желание, опять же, проконсультируйтесь перед этим с администратором.

4. Генерация сертификатов

Для того, чтобы сгенерировать сертификаты, достаточно переместить карточку участника на событие "Генерация сертификата" в канбане: 

image-1697235496661.png

Вы можете посмотреть на результат вашей работы зайдя в меню карточки и нажав на кнопку "Открыть" в сообщении "Подготовлен документ":

image-1697235726499.png

После проверки можете отправить сертификат участнику, для этого достаточно перенести карточку участника на событие "Отправка сертификата".

Если по той или иной причине при генерации сертификата произошла ошибка и вы хотите повторить этот процесс еще раз, переместите карточку участника на стадию "Подготовка", а затем снова на стадию "Генерация сертификата".

Работа с CRM-формами

Выпадающие списки

Выбор отображаемых элементов списка

Чтобы скрыть от пользователей пункт из списка, необходимо снять с него галочку в режиме редактирования формы. После изменений не забыть нажать "Сохранить".

image-1667399200487.png

Добавление новых элементов в список

Чтобы добавить новый элемент списка, необходимо в соответствующем смарт-процессе открыть "Настройки полей", найти нужное поле и добавить значение в список. После изменений не забыть нажать "Сохранить".

Чтобы новый пункт списка появился в существующей CRM-форме, необходимо включить возле него галочку в редакторе.

image-1667399438656.png

image-1667399522697.png

Удаление элементов из списка

Для удаление пункта списка настоятельно рекомендуется снимать с него галочку в режиме редактирования формы.

Для полного удаления необходимо войти в "Настройки полей" в режим редактирования поля и нажать "Удалить" в правом нижнем углу.

В случае полного удаления поле в карточке, где был выбран данный пункт, примет значение "Не выбрано".

image-1667399777269.png

image-1667399812381.pngФорма регистрации на экскурсию

Выдача доступа к календарю

События, выводимые в форме регистрации на экскурсию, ведутся в календаре группы "Профориентация детей" по ссылке: https://corp.stankin.ru/workgroups/group/171/calendar/. Для того, чтобы дать доступ пользователю корпоративного портала к календарю, необходимо добавить его в группу "Профориентация детей" (зайти в меню "О группе" - "Участники" - "Пригласить" - ввести фио нужного сотрудника).

Выдача доступа к поступившим заявкам

Работа с экскурсиями производится в смарт-процессе CRM Битрикс "Экскурсии". Доступ к данному смарт-процессу открыт для пользователей, входящих в административную группу "Ответственные за Экскурсии". Для включения пользователя в эту группу необходимо обратиться к администраторам корпоративного портала с указанием ФИО пользователя (он должен быть предварительно зарегистрирован в системе).

Описание процесса регистрации на экскурсию

  1. Заполняется форма заявки на экскурсию, как правило это делает организатор группы.
    ✓ При отображении формы выполняется запрос к локальному приложению, который выдает список мероприятий календаря для отображения в выпадающем списке.
    ✓ Локальное приложение умеет также возвращать единственное событие - в случае передачи параметра eventId. Это событие отображается в форме регистрации участника экскурсии, при этом отображается только оно, поэтому выбрать по ошибке другой вариант невозможно.
    ✓ В случае, если заявка заполняется для группы, имеется 2 варианта:
    1. Группа состоит менее, чем из 25 участников. В этом случае предлагается выбрать в выпадающем списке одну из запланированных экскурсий. Список формируется на основании событий в календаре "Экскурсии плановые" группы соцсети Битрикс "Профориентация детей" (их необходимо актуализировать вручную). При отправке формы не создается новых событий в календаре.
    2. Группа состоит из 25 и более участников. В этом случае появляется календарь с возможностью выбрать дату и время посещения. При отправке формы создается новое событие в календаре "Экскурсии со свободной датой" группы соцсети Битрикс "Профориентация детей".
  2. При отправке формы запускается бизнес-процесс с активити "PHP-код", в который включен специальный скрипт, отвечающий за сохранение данных - события календаря и типа заявки (со фиксированной датой и со свободной датой).
  3. При попадании заявки в CRM событие календаря отображается особенным образом (это специальный тип поля - "Ссылка на календарь", собственной разработки):

    image-1693568139053.png

    Данные подтягиваются из события календаря, имеется 2 возможных действия при нажатии на поле:
    1. При нажатии на серую кнопку с фильтром в текущем виде отображаются все записи, привязанные к данному событию.
    2. При нажатии в любую другую область открывается слайдер с событием календаря.
  4. На электронную почту, указанную при заполнении заявки, отправляется письмо со ссылкой на форму регистрации участников. При открытии формы автоматически заполняется событие, на которое регистрируется участник, при этом в выпадающем списке имеется только этот пункт, что исключает возможность ошибочного заполнения.

Работа поля типа "Ссылка на календарь" проверялась только при работе с разовыми событиями календаря. Будет ли система работать в случае использования повторяющихся событий - неизвестно.

Подробности технической реализации описаны в документации для разрабочиков.

Работа с полями в CRM

В видео объясняется, каким образом в режиме редактирования форм при помощи настроек “Правила показа полей” происходит работа с полями, которые должны отображаться по определенным условиям.

Импорт контактов УПР

Алгоритм импорта

1) Импортировать контакты

image-1707826998732.png

Настройки при импорте:

image-1708523828226.png

2) После успешного импорта выбрать фильтры в контактах. Предлагаемые фильтры показаны на скриншоте ниже

image-1707827100697.png

3)  Если нужно передать в смарт-процесс "Профориентация" все импортированные контакты, выбрать все найденные элементы. Для этого использовать чекбокс в строке заголовков. Для проверки рекомендуется убедиться, что были отмечены все найденные элементы

image-1707827400047.png

4) Запустить Умный сценарий "Профориентация"

image-1707827483922.png

Чем больше элементов для переноса, тем дольше он будет выполняться

Признаки успешного переноса данных в смарт-процесс "Профориентации"

image-1707827615548.png

image-1707827711060.png

image-1707827798390.png

Техническая реализация

1) Настроен БП для сущности Контакты

Ссылка на редактирование бп: https://corp.stankin.ru/crm/configs/bp/CRM_CONTACT/edit/165/

image-1707828163566.png

Логика работы бп:

1. Условие, которое проверяет, что "техполе" не равно "99" (при переносе техполе заполняется "99", то есть пустое техполе является признаком, что данный элемент еще не переносился"). Это необходимо, чтобы один контакт не переносился в см Профориентации несколько раз

image-1707828217249.png

2. Выполнение PHP-скрипта, который парсит поле "Комментарий для профориентации" (попадает в Контакт при импорте из Excel)

image-1707828298815.png

3. Создание элемента в СМ Профориентации

image-1707828337383.png

4. Присвоение техполю Контакта значения "99" - признак, что БП отработал

image-1707828371049.png

 2) Настроен Умный сценарий "Профориентация" для сущности Контакта

В сценарии прописан робот, который запускает БП "Профориентация"

image-1707828504686.png

image-1707828533400.png

3) Настроенный сценарий запускается на выбранные Контакты
(подробнее описано выше в части для пользователей)