Отправка почтовой рассылки
Отправка рассылки
Уважаемые пользователи! Просьба перед формированием рассылки ознакомиться с отличием двух видов почтовых сообщений:
1. Рассылка - это массовая отправка однотипного письма на заранее известный набор email-адресов. В данной статье рассказывается именно о рассылках.
2. Отбивка - это автоматическая штучная отправка однотипного письма в ответ на какие-то действия пользователя, чаще всего - заполнение CRM-формы. Данная инструкция не предназначена для согласования отбивок, за исключением следующего случая:
Если необходимо провести рассылку и допонительно установить согласованный шаблон письма в качестве отбивки (ситуация, когда надо разослать письмо всем, кто ранее заполнял CRM-форму + настроить отправку этого письма всем тем, кто будет в будущем заполнять CRM-форму), можете написать об этом в поле "Комментарий" при подаче заявки (не забудьте указать смарт-процесс, воронку и стадию, где эта отбивка должна быть установлена).
Подготовка материалов
1. Подготовьте следующие сведения:
- Тему письма
- Документ Word с текстом рассылки с готовым размещением текста и элементов на странице, в том виде, как его должен увидеть получатель письма (заголовки, абзацы, изображения, ссылки и т.д.).
- В случае наличия изображений или ссылок на файлы в тексте письма необходимо прикрепить эти файлы, причем изображения должны быть в хорошем разрешении, чтобы в письме они не выглядели размытыми.
- Выгрузку со списком получателей из CRM Битрикс в Excel.
К заявке можно прикреплять несколько Excel-файлов, например, для случая, когда список получателей экспортируется из нескольких воронок / смарт-процессов CRM.
Как запустить выгрузку:
Проверить, чтобы было выбрано поле "Контакт" или "Компания", для этого надо нажать на "шестеренку":
При выборе поля "Контакт" и/или "Компания" в выгрузку автоматически добавляются столбцы с адресами email.
При этом при подаче заявки система также автоматически подставляет имя получателя из колонки "Контакт". При этом по умолчанию предполагается, что текст во всех письмах одинаковый и единственная уникальная информация - это обращение в приветствии. Однако бывают ситуации, когда необходимо отправить получателям какую-то особую уникальную информацию, например:
- логин-пароль для входа в систему
- персональную ссылку на CRM-форму
В этом случае указанные столбцы обязательно должны попасть в выгрузку при подаче заявки на рассылку (их нужно выбрать через "шестеренку", как показано выше). При этом необходимо в поле "Комментарий заказчика" указать данную особенность рассылки, чтобы при формировании шаблона эта особенность была учтена:
Подробнее о создании заявки смотрите ниже.
Если список получателей формируется вручную, в файле Excel должны быть следующие поля:
- Контакт
- 1 или более столбцов с адресами электронной почты, по одному адресу на ячейку, в подписи столбца должно фигурировать слово "почта", "email", "e-mail" (регистр букв значения не имеет).
В случае рассылки по компаниям названия столбцов аналогичные, только вместо столбца "Контакт" должен присутствовать столбец "Компания".
Фильтрацию данных перед выгрузкой можно делать через фильтр внутри Битрикса:
Отсутствующие поля можно добавить, нажав на ссылку "Добавить поле". Поля с почтовыми адресами добавляются в выгрузку автоматически, их не надо выбирать.
Второй вариант фильтрации - выгрузка всего массива записей и использование стандартных инструментов по фильтрации данных в Excel.
Единственный сценарий, при котором невозможно пользоваться фильтрами Битрикс и необходимо пользоваться фильтрацией в Excel - это если поле имеет тип "Выпадающий список" и нужно поставить фильтр по элементам, где это поле пустое: для таких полей Битрикс только дает возможность фильтровать по значениям из списка, но не по записям, где поле не заполнено.
Создание заявки
2. Создайте заявку по ссылке: Роботизация бизнеса (RPA) (для этого требуется наличие учетной записи на корпоративном портале https://corp.stankin.ru).
Нажмите на кнопку "Добавить":
Далее заполните необходимые сведения (обязательные поля помечены звездочкой):
После этого следуйте инструкциям системы и наблюдайте за ходом процесса, все необходимые уведомления будут отображаться в Битриксе.
Проверка уведомлений
В карточке заявки (отображаются красным кружочком около слова "Задания" и в самой карточке):
В разделе "Чаты задач", которое открывается при нажатии на "Колокольчик" в верхнем правом углу:
В чат задачи приходят детали, которые невозможно отобразить в карточке заявки. Кроме того, в чате задачи можно пообщаться с сотрудником, который занимается отправкой рассылки.
Для большего удобства можете установить мобильное приложение Битрикс и получать уведомления на мобильный телефон.